اکسل برای چه چیزی مناسب نیست – Zomit


Excel یک ابزار عالی برای پردازش داده است. اما محدودیت هایی دارد. به عنوان مثال ، اگر فرمول های بسیار پیچیده ای دارید که باز کردن یک فایل اکسل را برای شما دشوار می کند ، بهتر است از یک قالب دیگر استفاده کنید. اما در کدام مورد باید به دنبال جایگزینی برای Excel باشید؟ در این مقاله به چند نمونه اشاره می کنیم.

پایگاه داده عظیم

اگر مهارت چندانی در زمینه کامپیوتر ندارید ، ممکن است فکر کنید Excel یا Google Sheets تنها راه ذخیره داده ها است. آخرین نسخه های Excel دارای 16،384 ستون و 1،048،576 ردیف هستند که تعداد کل سلول ها را به 17،179،869،184 می رساند. با وجود چنین حجم عظیمی از داده ها ، باید در نظر داشته باشید که کامپیوتر همه داده های Excel را به طور همزمان مدیریت می کند. در نتیجه ، سرعت کامپیوتر ممکن است کاهش یابد. اما داشتن صد یا هزار خط مشکلی نیست.

با این حال ، اگر سالهاست که داده ها را تجزیه و تحلیل می کنید یا بیش از یک کاربر اطلاعات را به فایل اضافه می کند ، حتی رایانه های قدرتمند نیز در بارگیری داده ها مشکل دارند. زیرا مایکروسافت تمام داده ها را برای باز کردن یک فایل بارگذاری می کند. اگرچه Excel یک ابزار مفید برای تجزیه و تحلیل داده های کوتاه مدت است ، اما در صورت نیاز به داده های خاص می تواند بسیار گران باشد.

یک جایگزین خوب برای ذخیره داده ها استفاده از نرم افزار یا خدمات پایگاه داده اختصاصی است. این نرم افزارها ویژگی های مشابهی با تجزیه و تحلیل داده ها دارند. اگر از طرفداران Microsoft Suite هستید ، می توانید دسترسی مایکروسافت از آن نیز استفاده کنید. سایر گزینه ها عبارتند از: پایگاه LibreOffice اشاره شده.

تجزیه و تحلیل داده های پیچیده

مایکروسافت اکسل دارای طیف گسترده ای از فرمول ها است. این نرم افزار شامل ساده ترین فرمولها از جمع و تفریق تا عملیات پیچیده مانند ارزش فعلی خالص و پیش بینی است. با این حال ، اگر با کارهای پیچیده و متعدد سروکار دارید ، بهتر است به دنبال گزینه های دیگر باشید. اگر متغیرهای فرمول بر اساس داده های خام هستند ، Excel یک ابزار عالی است. اما اگر توابع بر اساس سلول های فرمول هستند ، بهتر است از یک ابزار تجزیه و تحلیل اختصاصی استفاده کنید.

اگر صفحه گسترده به چند فرمول متکی باشد ، لایه پیچیده اضافه شده تشخیص خطاها را دشوار می کند. اگر فرمول ها سه خط و طولانی هستند ؛ حتی اگر خطاها پیدا شوند ، نمی توانید به راحتی آنها را ردیابی کنید. به جای استفاده از Excel برای سناریوهای پیچیده ، زبان های برنامه نویسی مانند پایتون را یاد بگیرید. درک این زبان آسان است و منابع رایگان زیادی برای شروع وجود دارد. اما اگر نمی خواهید برنامه نویسی یاد بگیرید ، می توانید از یک ابزار تجزیه و تحلیل داده اختصاصی استفاده کنید.

تجزیه و تحلیل داده های پیچیده

مدیریت پروژه

قبل از ظهور ابزارهای مدیریت پروژه اختصاصی مانند Asana و Trello ، بسیاری از افراد از Microsoft Excel استفاده می کردند. راه اندازی یک پروژه در Excel آسان است و حتی می توانید قالب هایی را برای این منظور بارگیری کنید. با این حال ، با رشد تیم و کار بر روی پروژه های بزرگتر ، همه چیز پیچیده تر می شود. مگر اینکه از نسخه آنلاین Excel استفاده کنید ، اعضای تیم نمی توانند همزمان به فایل مدیریت پروژه دسترسی پیدا کنند. هنگامی که کارهای پیچیده و فرعی را اضافه می کنید ، می توانید اطلاعات زیادی را در یک صفحه به دست آورید.

علاوه بر این ، هرچه افراد بیشتری به فایل دسترسی داشته باشند ، امکان ادغام داده های ناخواسته بیشتر است. به عنوان مثال ، ممکن است سهواً فرمول ها را تغییر دهند یا حتی اطلاعات حساس را حذف کنند. ایجاد و تعیین روابط پروژه نیز می تواند گیج کننده باشد. به همین دلیل ، بهتر است از یک برنامه مدیریت پروژه اختصاصی برای مدیریت تیم خود استفاده کنید. برنامه های مبتنی بر هدف به شما و تیم شما اجازه می دهد تا دید واضحی برای همه نیازهای خود داشته باشید. همچنین می توانید وظایفی را به اعضای خاصی اختصاص دهید تا هیچ چیز از چشم کنجکاو شما پنهان نشود. اگر به دنبال گزینه های مقرون به صرفه هستید ، می توانید از ابزارهای آنلاین مدیریت پروژه رایگان استفاده کنید.

ابزارهای مدیریت پروژه

فرم

اکسل اغلب به دلیل دسترسی آسان به عنوان یک فرم استفاده می شود. نمونه های زیادی از رویدادها و مجالس وجود دارد که از لپ تاپ و فایل های Excel برای ثبت نام مهمانان استفاده می کند. استفاده از Excel به عنوان فرم (هر صفحه گسترده) یک گزینه ایده آل است. زیرا سازمان دهندگان می توانند داده های خود را مستقیماً تجزیه و تحلیل کنند. با این حال ، استفاده از Excel به عنوان فرم معایبی دارد:

  • اولا ، شما هیچ کنترلی بر ورود اطلاعات ندارید و هرکسی می تواند اطلاعات اشتباه را تایپ کند. علاوه بر این ، استانداردسازی داده ها وجود ندارد. به عنوان مثال ، یک نفر ممکن است نیویورک را جداگانه بنویسد و دیگری ممکن است از اختصار NY استفاده کند ، که تجزیه و تحلیل داده ها را دشوار می کند.
  • ثانیاً ، اگر چندین سایت ثبت نام دارید ، مجموعه داده های متفاوتی دریافت خواهید کرد که باید یکپارچه شوند. این زمان بر است و می تواند منجر به خطاهای داده و پردازش مجدد شود. زیرا ممکن است برخی از کاربران داده های خود را دوبار وارد کرده باشند.
  • سوم ، هیچ حریم خصوصی داده ها وجود ندارد. اگر از صفحه گسترده استفاده می کنید ، هرکسی می تواند داده ها را مرور کرده و اطلاعات مورد نظر خود را جمع آوری کند. آنها همچنین می توانند داده های موجود را تغییر دهند.
  • در نهایت ، اگر از Excel برای ثبت نام آنلاین استفاده می کنید ، حداقل سعی کنید گزینه بهتری برای پایگاه داده بزرگتر پیدا کنید.

تجزیه و تحلیل داده های مالی

وقتی از Excel برای ردیابی داده های مالی استفاده می کنید ، می توانید به چندین منبع متصل شوید. این منابع می توانند سایر فایل های Excel و پایگاه های داده آنلاین و حتی وب سایت های مالی باشند. با این حال ، افزودن این موارد احتمال خطا یا دسترسی به اطلاعات قدیمی را نیز افزایش می دهد.

مقالات مرتبط:

به عنوان مثال ، در سال 2012 ، J. پای مورگان رخ داد که در آن فرمولها از قیمتهای کل تصادفی به جای قیمتهای متوسط ​​برای محاسبه ریسک استفاده کردند. این منجر به دو حوزه کوچکتر از مقدار واقعی شد و 6 میلیارد دلار ضرر مالی برای شرکت داشت. فرمول های نادرست بخشی از مجموعه ای از خطاها هستند که می توانند صدمات زیادی ایجاد کنند.

استفاده از نرم افزار اختصاصی

Microsoft Excel یک ابزار عالی برای کار با مجموعه داده های کوچک است. اما اگر می خواهید دامنه کار خود را افزایش دهید ، بهتر است از نرم افزار اختصاصی استفاده کنید. استفاده از نرم افزار اختصاصی برای اهداف شما باعث افزایش سرعت و سفارشی سازی می شود. اگرچه برخی از آنها به زمان و پول یا هر دو نیاز دارند ، اما در بلند مدت جواب خواهند داد.


تمامی اخبار به صورت تصادفی و رندومایز شده پس از بازنویسی رباتیک در این سایت منتشر شده و هیچ مسئولتی در قبال صحت آنها نداریم